Optimierung von Liefermodellen und Sourcing Strategien im Consulting und IT Service Bereich

Dieser Artikel behandelt die Optimierung von Liefermodellen und Sourcing-Strategien im Consulting- und IT-Service-Bereich. Eine Sourcing-Strategie umfasst Methoden zur Beschaffung von Dienstleistungen. Dabei ist das Liefermodell des Kunden eine entscheidende Grundlage, das je nach Art des zu liefernden Projektes oder kontinuierlichen Services variiert. Wesentliche zu erreichende Ziele sind Akquisition von strategischen Kompetenzen, Kostenreduktion, Erhöhung der Flexibilität und Management von Risiken. Der Bezug von externen Dienstleistungen kann an den Geschäfts- und IT-Prozessen, am Anwendungsportfolio und an der Technologie ausgerichtet werden. Die Entwicklung eines optimierten Liefermodells erfolgt durch Analyse bestehender Modelle, Bewertung von Lieferanten und Definition zukünftiger Modelle. Wichtige Prozesse des Modells beinhalten Vertragsmanagement, Kostenplanung, nachhaltiges Sourcing, Technologieeinsatz und Performance Management. Be bietet Beratungsleistungen zur Optimierung von Liefermodellen und Sourcingverfahren, Transformationsdienste, eigene Softwarelösungen und betriebliche Dienstleistungen sowohl onshore als auch nearshore an. Strategische Partnerschaften können durch abgestufte Verantwortungsübernahme, von der Personalbereitstellung bis hin zum kompletten IT-Service-Outsourcing, die Ziele der Kunden unterstützen.

Entwicklung von Liefermodellen und Sourcing Strategien
Eine „Sourcing Strategie“ umfasst den Plan und die Methoden, die ein Unternehmen anwendet, um Produkte, Personal oder Dienstleistungen zu beschaffen. Wir betrachten in unserem Kontext ausschließlich den Bereich der „Dienstleistungen“, hier speziell Leistungen im Bereich der Fach- und IT-Beratung sowie im Bereich der IT Services.
Eine wesentliche Basis für die Sourcing Strategie ist das vom Kunden angewendete Liefermodell für Engagements. Unter Engagements subsumieren wir im Folgenden Projekte, im Bereich der Beratung, Softwareentwicklung, Systemintegration, und kontinuierlich andauernde Services, wie Application und Infrastructure Management. Unterschiedliche Liefermodelle reichen von überwiegend kundeninternen Lieferungen angereichert durch spezielle Fähigkeiten von externen Dienstleistern, bis hin zur vollständigen Auslagerung von Dienstleistungen an externe Lieferanten.
Das gewählte Liefermodell hat offensichtlich einen erheblichen Einfluss auf die Sourcing Strategie, so dass Liefermodell und Sourcing Strategie eng miteinander verbunden sind.
Im Folgenden gehen wir auf die Hauptbestandteile und den Prozess zur Entwicklung einer Sourcing Strategie ein. Ein Ausgangspunkt zur Definition einer geeigneten Sourcing Strategie ist die Definition von Zielen, die mit spezifischen Liefermodellen und diesbezüglich optimiertem Sourcing erreicht werden sollen.

Zielanalyse

Zu erreichende Ziele sollten in verschiedenen Dimensionen analysiert und festgelegt werden. Wir geben beispielhaft mögliche Dimensionen und Ziele an, die Anregungen für die Definition spezifischer Ziele im konkreten Kundenkontext geben können.

Strategisch

• Spezifische Themen und Kompetenzen (z.B. strategisches Unternehmenswissen oder innovationsbezogene Bereiche) sollten im Haus des Kunden bleiben
• Themen und Kompetenzen außerhalb des Kerngeschäfts des Kunden können oder sogar sollten ausgelagert werden, um Kosten- oder Qualitätsvorteile zu erreichen

Kosten

• Senkung der Kosten für die Lieferung von Leistungen, z.B. durch Shoring
• Senkung der internen Verwaltungskosten zur externen Beschaffung und Steuerung von Dienstleistungen

Agilität und Flexibilität

• Flexible Skalierung der bezogenen Leistungen (z.B. schneller Teamaufbau und -abbau, Abdeckung von langen Servicezeiten)
• Fähigkeit zur Bereitstellung von bestimmten Fähigkeiten die intern, z.B. aufgrund des raschen technologischen Wandels, nicht zur Verfügung stehen

Risiko und Qualität

• Einhaltung definierter Servicequalitätsziele, z.B. bzgl. Verfügbarkeit und Liefertreue
• Transfer von Lieferrisiken (z.B. im Kostenbereich durch Festpreise und Servicepauschalen; Pönalen)

Ziele werden in der Regel für Teilbereiche eines Unternehmens unterschiedlich ausgestaltet.

Strukturierung des Bezugs externer Dienstleistungen

In der Praxis sehen wir in den Fach- und IT-Bereichen unserer Kunden folgende Strukturierungs-dimensionen für das Sourcing externer Dienstleistungen:

• Ausrichtung am Business Prozess

Sourcing Beispiel: Ausgelagerter KYC / Client Onboarding Prozess an ein dafür spezialisiertes Unternehmen

• Ausrichtung am IT Prozess

Sourcing Beispiel: Ausgelagerte Software oder Test Factory, ausgelagerter Infrastrukturbetrieb oder Hosting

• Ausrichtung am Anwendungsportfolio

Sourcing Beispiel: Ausgelagerter Anwendungsbetrieb für Legacy Anwendungen, die vor dem Ende ihres Lebenszyklus stehen oder spezifische Kompetenzen für den Betrieb benötigen

• Ausrichtung an der Technologie

Sourcing Beispiel: Externes Sourcing spezieller Technologieskills, z.B. in den Bereichen Bereich Cloud Technologie, Business Analytics oder in der Mainframe Entwicklung

Unterschiedliche Liefermodelle können entlang dieser Dimensionen entwickelt werden, wobei auch Mischformen möglich sind und in der Regel auftreten.

Schematisches Vorgehen zur Entwicklung eines Zielliefermodells und der dazu passenden Sourcing Strategie (vereinfacht)

Das beschriebene Vorgehen startet mit der Analyse des bestehenden Liefermodells (interne und externe Leistungen): das aktuelle Liefermodell wird entlang der oben beschriebenen Dimensionen aufgenommen und anhand von Kennzahlen gegen die strategischen Ziele bewertet. Darauf aufbauend erfolgt die Bewertung der bestehenden Lieferanten in Bezug auf die relevanten Ziele wie Kosten, Lieferqualität und Risiken. Daran anschließen kann sich die Analyse bestehender Richtlinien und Prozesse für das Sourcing, z.B. zur Vertragsgestaltung, Lieferanten- und Risikobewertung sowie der Steuerung.

Letzter Schritt im schematischen Vorgehen ist die Definition eines künftigen Liefermodells, das die Leitplanken für das künftige Sourcing vorgibt. Basierend darauf wird ein detailliertes Sourcing Modell entwickelt – Organisation, Prozesse, IT Unterstützung.

Wichtige zu entwerfende Prozesse und Richtlinien in Bezug auf das Sourcing

Vertragsmanagement, Compliance

Im Fokus steht hier die Erstellung von Verträgen, die die relevanten Vereinbarungen und Bedingungen klar definieren. Eine Compliance und Überwachungsfunktion ist zu etablieren, die sicherstellt, dass Lieferanten die vertraglichen Verpflichtungen einhalten, und die kontinuierlich die Leistung und Einhaltung regulatorischer Vorgaben, überwacht. Besonders Themen aus den Bereichen Datenschutz und Informationssicherheit sind zu betrachten.

Kostenplanung und -management

Dieser Bereich befasst sich mit der Definition von Verfahren zur Festlegung und Überwachung von Budgets für Sourcingaktivitäten.

Nachhaltigkeit und ethisches Sourcing

Ökologische und soziale Kriterien sind in den Sourcingprozess zu integrieren. Durch geeignete Verfahren ist sicherzustellen, dass Lieferanten ethische Standards einhalten.

Technologieeinsatz

Sourcingprozesse können durch den Einsatz geeigneter Technologien (z.B.
e-Procurement Lösungen, automatisierte Bestellsysteme) optimiert werden.

Performance Management

In diesem Teilbereich geht es um die Festlegung von Leistungskennzahlen und Benchmarks zur Bewertung der Sourcingleistung. Dann daran anschließend die Implementierung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung des Sourcingprozesses.

Unterstützung seitens Be für die Optimierung des Sourcings

Be bietet Beratungsleistungen für die Optimierung des Sourcings an. Diese umfassen die Erarbeitung strategischer Ziele, Erfassung und Bewertung der Ist-Liefermodelle und der Ist-Prozesse im Sourcing, Definition künftiger optimierter Liefermodelle, sowie die Festlegung des Ziel Operating Models für das Sourcing, gemäß den beschriebenen Verfahren.

Be bietet darüber hinaus variable und umfangreiche Liefermodelle an, die maßgeblich dazu beitragen können, die strategischen Ziele der Kunden zu erreichen. Im Folgenden gehen wir genauer darauf ein.

Überblick über unterstützte Liefermodelle

Be bietet unterschiedliche Leistungen an, um unsere Kunden optimal zu unterstützen:

• Transformationsdienste: hierzu zählen klassische fachliche und technologische Beratungsleistungen, die Integration von Standardlösungen, sowie die Entwicklung von Individualsoftware
• Eigene Software Lösungen: Be bietet Produkte in den Bereichen Marktdatenverteilung (tarics+), Reporting von Wertpapiertransaktionen (tecconTR), sowie im Portfolio und Risiko Management für öffentliche Pensionskassen (Q-bonds und Q-risk).
• Betriebliche Dienstleistungen: zu diesen typischerweise kontinuierlichen Engagements zählen Anwendungs- und Infrastruktur Management, ausgelagerte Test Services, sowie ausgelagerte Business Prozesse (z.B. im Marktdaten Management)

Be erbringt diese Leistungen sowohl onshore als auch aus unserem nearshore Center in Polen (Warschau).

Entwicklung einer strategischen Sourcing Partnerschaft

Die Entwicklung einer strategischen Sourcing Partnerschaft zwischen Kunden und Be kann maßgeblich dazu beitragen, die strategischen Ziele der Kunden zu erreichen. Die folgende Darstellung zeigt verschiedene Dimensionen der Zusammenarbeit. Diese kann sich zunehmend in eine Richtung entwickeln, in der sukzessive ein höherer Teil der Wertschöpfung (und damit auch des Lieferrisikos) an Be übertragen wird:

Anreicherung des Personals

Der einfachste Sourcing Ansatz ist die Zulieferung von qualifizierten Spezialisten. Voraussetzung ist hier lediglich die Vereinbarung von definierten Rate Cards sowie von Zusicherungen über die Beschaffung (z.B. Vorlaufzeiten) und das On-/Offboarding von Mitarbeitern (notwendige Präqualifizierung, Regeln für Mitarbeiteraustausch u.ä.). Etwaige Anforderungen bzgl. Arbeitnehmerüberlassung werden hierbei ggf. seitens Be beachtet. Ein Delivery Manager stellt die Qualität der Lieferung sicher.

Be kann onshore und nearshore Mitarbeiter mit speziellen Fähigkeiten liefern – Projekt- und Test-Manager, Fach- und IT-Architekten, fachliche und technische Analysten, Test Experten, Software Entwickler, Betriebsexperten.

Zusammenarbeit im Projekt mit Transfer von Verantwortung

Ein höheres Maß an Verantwortungsübernahme wird erreicht, indem Be eigenverantwortlich Projekte oder Teilprojekte bzgl. der Lieferung übernimmt. Voraussetzung hierfür ist die Abstimmung einer geeigneten Projektmethodologie (Be unterstützt insbesondere agile Ansätze) und die Beschreibung des zu übertragenden Umfangs.

Ein Be Delivery Manager sowie ein dedizierter Projekt Manager stellt die Lieferung in Bezug auf Zeit, Kosten, Umfang und Qualität sicher.

Be ist in der Lage hochqualifizierte Projektteams für verschiedene fachliche und technische Herausforderungen zu liefern. Nearshore Mitarbeiter werden optimal in Bezug auf Kosten- und Risikoaspekte eingesetzt.

Liefermodelle zum Festpreis sind möglich, auch beim Einsatz von agilen Methoden.

Applikations- und Infrastrukturmanagement

Neben der Übertragung von Projektleistungen ist eine alternative Art der Verantwortungsübernahme das eigenständige Management von Anwendungen oder Infrastrukturplattformen. In diesem Fall werden Service Management Prozesse (z.B. basierend auf dem ITIL Framework) durch Be übernommen. Voraussetzung hierfür ist eine exakte Definition der Prozesse, der Verantwortlichkeiten, sowie der Schnittstellen zwischen Kunde und Be.

Ein Be Delivery Manager sowie ein dedizierter Service Manager stellt die Lieferung in Bezug auf Umfang und Qualität sicher und ist dafür verantwortlich, jederzeit Transparenz über die Serviceerbringung herzustellen.

Be kann in diesem Kontext alle relevanten regulatorischen Vorgaben z.B. aus BAIT und DORA bzgl. (wesentlicher) Auslagerungen abdecken.

Die Be Service Teams unterstützen den Kunden vor Ort und integrieren Nearshore Mitarbeiter, um attraktive Konditionen anbieten zu können.

Derartige Modelle werden typischerweise kommerziell über feste Pauschalen abgebildet, die auf zu definierenden Kennzahlen beruhen (Anzahl von Komponenten, Tickets, u.ä.).

IT Service Outsourcing

Neben Projektleistungen und Betrieb von Anwendungen oder Infrastrukturen ist auch das Outsourcing weiterer IT-Services denkbar – z.B. im Architektur Management Bereich, im Innovationsmanagement, sowie im Compliance Umfeld (Definition und Betrieb eines internen Kontrollsystems, Identity und Access Management.

Auf diese Weise kann die Leistung von Be zu einer voll funktionalen IT Factory erweitert werden.